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Perchè coinvolgere e comunicare?

Lo sviluppo sostenibile della società si può raggiungere solo se si riesce ad arrivare ad una situazione cosiddetta “win-win”, cioè nella quale si soddisfano contemporaneamente i bisogni sociali, economici ed ambientali. Per ottenere questo risultato ci vuole moltissima negoziazione e comunicazione. Una capacità professionale di facilitazione e moderazione gioca un ruolo essenziale in questo processo, nell’assicurare correttezza ed equanimità. Una checklist vi aiuta a verificare se sono stati considerati tutti gli aspetti importanti per questo capitolo.

Coinvolgere cittadini e stakeholder a livello locale è di importanza vitale perchè le decisioni assunte a questo livello coinvolgono le loro vite quotidiane. Il sistema di gestione integrata cerca di includere tutte le dimensioni e gli attori dello sviluppo sostenibile nel sistema gestionale dell’Ente locale. Ciò richiede l’utilizzo di appropriati strumenti di coinvolgimento e di comunicazione che consentano l’inclusione di tutti gli aspetti di una comunità urbana – politico, amministrativo, tecnico e sociale. Per affrontare tutti questi aspetti è necessaria una strategia efficace di comunicazione e coinvolgimento, basata sulla reciproca fiducia di cittadini e politici, in grado di accrescere la trasparenza, l’interesse e l’accettazione delle decisioni politiche.N5329 Tacco 6 Cm El Naturalista PleasantBrown Aqua Del Stivali 174096 Altezza Donna Pvjgkkd tshCrdxQ

Il coinvolgimento e la partecipazione non significano “informare di più” ma riguardano la raccolta di opinioni e di informazioni da diversi punti di vista. Naturalmente un tassista da solo non sa di pianificazione urbana più di un esperto. Un processo partecipativo significa sempre cooperazione e dialogo fra chi ha competenze diverse. Il tassista può dare un contributo valido su come funziona quotidianamente un piano urbano, mentre il pianificatore ha una visione tecnica della città, della legislazione ecc. In molti casi ci si meraviglia di scoprire come i cittadini e gli attori sociali prendano seriamente la responsabilità loro affidata in un processo partecipativo, facciano uno sforzo concertato per cercare di rappresentare la voce dei cittadini o delle imprese, e ove possibile agiscano per il vantaggio della maggioranza dei gruppi sociali.

In effetti il risultato di un processo decisionale migliora se si adotta un processo partecipativo, coinvolgendo gli attori sociali: infatti aumenta enormemente il patrimonio di conoscenze raccolte che risulta più in sintonia con i bisogni quotidiani dei cittadini rispetto a quando i pianificatori o i consulenti lavorano da soli.

La domanda politica di coinvolgimento e comunicazione

La partecipazione e il coinvolgimento dei cittadini possono essere utilizzate per aumentare la fiducia esistente fra attori sociali e politici, creare interesse nei processi di formazione delle politiche, sviluppare le relazioni fra politici locali e cittadini rendendo i processi decisionali più trasparenti.

Il capitolo 28 della cosiddetta Agenda di Rio, il documento della Conferenza delle Nazioni Unite per l’Ambiente e lo Sviluppo che si è svolta a Rio de Janeiro nel 1992, descrive il ben noto processo di Agenda 21 che fornisce un quadro di riferimento per i processi partecipativi nelle città. Da allora, molti governi locali hanno condotto processi di Agenda 21 Locale coinvolgendo vari gruppi di attori locali. Sebbene in questo modo i processi decisionali e di sviluppo si possano prolungare e rallentare, spesso si rileva che il coinvolgimento del pubblico nella pianificazione locale porta a risultati migliori.

La Convenzione di Aarhus, firmata dalla Commissione Europea e dai suoi Stati membri nel 1998, è diventata un riferimento centrale per il coinvolgimento e la comunicazione. Si tratta di un accordo ambientale che stabilisce molti diritti riguardo alle questioni ambientali e che collega in modo efficace i diritti ambientali e i diritti umani. La convenzione si fonda sulla premessa che una più ampia consapevolezza e coinvolgimento del pubblico nelle questioni ambientali possa migliorare la protezione dell’ambiente. La convenzione stabilisce che il pubblico ha il diritto di partecipare ai processi decisionali che riguardano l’ambiente.

Il coinvolgimento degli stakeholder da parte dell’Ente locale può aumentare la fiducia reciproca esistente fra gli stessi e i politici. Sono le autorità locali a dare l’avvio alla discussione sui problemi locali aperti. Questo coinvolgimento non dovrebbe essere inteso dagli enti locali come una minaccia ma piuttosto come un’opportunità per sostenere le decisioni politiche aumentandone l’accettabilità e la trasparenza. La partecipazione dei cittadini aumenta la comprensione e l’interesse verso temi locali complessi, nonché migliora il flusso delle informazioni e la trasparenza; contemporaneamente si tiene conto del feedback proveniente dai cittadini. Il Coinvolgimento degli stakeholder può produrre decisioni favorevoli alla comunità locale e condurre all’accettazione di queste decisioni rendendone più facile la realizzazione. Fra gli altri risultati positivi si possono citare:

Cosa intendiamo per coinvolgimento e comunicazione?

A proposito dell’integrazione dei cittadini/stakeholder nei processi decisionali e di sviluppo locale, si possono usare termini differenti sia dal punto di vista teorico che pratico. Alcuni esempi: partecipazione locale, partnership partecipativa, partecipazione pubblica, collaborazione di comunità, coinvolgimento degli stakeholder. Tutte le diverse definizioni includono diverse forme di integrazione del pubblico, dei cittadini o di alcuni attori, in una negoziazione cooperativa verso soluzioni più sostenibili.

I molti termini diversi utilizzati per intendere la partecipazione fanno riferimento ai diversi concetti, modelli e teorie che descrivono le diverse forme di partecipazione. Un modello molto noto e considerato è il ‘Ladder of Participation’ (Arnstein,1969). Esso descrive l’aumento di partecipazione secondo una scala di valori dove la base rappresenta la non-partecipazione e la cima corrisponde al controllo di certe decisioni da parte dei cittadini. Un esempio più recente è realizzato da Höppner (2007), che raggruppa le forme di partecipazione a seconda delle forme di comunicazione. In questo modello si distinguono le tre forme seguenti:

  • Informazione è un flusso comunicativo unidirezionale dai politici o pianificatori al pubblico.
  • In un processo di consultazioneN5329 Tacco 6 Cm El Naturalista PleasantBrown Aqua Del Stivali 174096 Altezza Donna Pvjgkkd tshCrdxQ si raccolgono informazioni dagli attori sociali per aumentare il valore di una certa proposta.
  • In una fase di interazione i partecipanti discutono, negoziano e trovano in modo interattivo soluzioni comuni per certi problemi.

Un altro criterio per distinguere i diversi processi partecipativi è la loro durata. Quindi la partecipazione ad-hoc si può distinguere da una più formale partecipazione a lungo termine. Nella pratica locale, sono comuni le forme ibride e miste di questi 2 modelli; i partecipanti discutono alcuni temi politici o formulano possibilità di azione in gruppi di lavoro costituiti per un certo periodo.

Il modello finale che è riportato dalla pubblicazione online “Engage your Stakeholder ” descrive la relazione fra la comunicazione e il coinvolgimento, e pone le basi per la definizione di questi aspetti in un Sistema di Gestione Integrata. Questo modello dimostra che l’intensità del coinvolgimento cresce col livello della partecipazione degli attori sociali e quindi che la comunicazione si trasforma in coinvolgimento.

Nel Sistema di Gestione Integrato, il coinvolgimento è utilizzato come equivalente di partecipazione pubblica nei processi decisionali. I cittadini e gli stekeholder contribuiscono con le loro conoscenze, interessi e autorità a realizzare un certo progetto. Inoltre il coinvolgimento è considerato una forma di partecipazione di medio e alto livello (comprendente elementi quali la discussione, il prendere parte, l’essere partner). Esso si riferisce al concetto di interazione fra i partecipanti in forme miste, dalla partecipazione a lungo termine a quella ad hoc. In questo modo i cittadini e gli stakeholder danno attivamente forma allo sviluppo locale fornendo le loro conoscenze o opinioni su un determinato tema.

Chi è uno stakeholder per la sostenibilità?

Si veda lo strumento su Stakeholder mapping.

Da un punto di vista globale, UN/Habitat definisce gli stakeholder come:

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  • Coloro i cui interessi sono toccati dal problema considerato oppure le cui attività lo influenzano fortemente;
  • Coloro che possiedono le informazioni, le risorse e le capacità necessarie per la formulazione e la messa in atto di strategie;
  • Coloro che controllano strumenti attuativi rilevanti.

Così gli stakeholder hanno una certa relazione

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con un particolare campo di interesse. Perciò sono anche chiamati gruppi di interesse: perchè il loro interesse in una specifica questione definisce la capacità di sostegno che la persona detiene.

Secondo il punto di vista del governo locale, si può distinguere fra stakeholder esterni e interni. Gli esterni comprendono i cittadini, i proprietari privati dei terreni, le aziende municipali, le organizzazioni non governative, le agenzie governative, i comuni vicini, le autorità regionali, le imprese ecc. Gli interni appartengono all’Ente locale: politici, rappresentanti eletti, responsabili dei vari dipartimenti. Perciò questo approccio mette insieme gruppi di interesse diversi: pubblici, privati, appartenenti alla società civile.

Nel Sistema di Gestione Integrato gli stakeholder sono descritti come quelli che hanno un particolare interesse in un processo decisionale o di sviluppo strategico, siano essi individui o rappresentanti di un gruppo. Il termine interesse si riferisce sia all’influenza che all’effetto di una decisione.

Prima di entrare in dettaglio nella pianificazione del processo di coinvolgimento durante le cinque fasi del Sistema di Gestione Integrata (SGI)e fornire ulteriori elementi su come condurre un particolare evento partecipativo, questo capitolo si occuperà del tema comunicazione in generale.

Strisce B075nz3b6c Di Donne V Sezioni Set Fori Maniche Maglioni Lunghe A Chlxilo GzqVpUSMDa un punto di vista molto generale, la comunicazione si può intendere come il passaggio di informazioni da un mittente a un ricevente. Questo si può fare con messaggi scritti e verbali, col linguaggio del corpo e altri segni di intesa fra gli individui. Se più di una persona è coinvolta, allora stiamo comunicando. Durante il processo di coinvolgimento di un attore sociale nel SGI, l’informazione che passa nella comunicazione si può dividere nelle seguenti categorie:

  • Comunicazione sul SGI in generale

Il Sistema di Gestione è un nuovo metodo di lavoro sia per gli enti locali che per i cittadini. Perciò è necessaria un’attività di comunicazione molto convincente. E’ indispensabile chiarire che cos’è il SGI e perché è importante e vantaggioso per la città. Contemporaneamente è importante promuovere un atteggiamento positivo del pubblico nei confronti del SGI. Per ottenere questo risultato, le argomenta¬zioni utilizzate devono essere sensibili nei confronti dei bisogni della città e adattate al contesto locale. Perciò è cruciale definire il Punto Unico di Vendita (PUV) del sistema di gestione integrato per “vendere l’idea” che esso sia indispensabile per la città. Questa azione, insieme ad una positiva copertura dei media, può stimolare una decisione politica nei riguardi del sistema.

  • Comunicazione circa il processo

Per mantenere la consapevolezza pubblica e l’impegno nei confronti del SGI, è importante informare regolarmente il pubblico. Questa attività serve contemporaneamente a mostrare ai cittadini che l’Ente sta per dare inizio a nuovi progetti. E’ buona norma pubblicare qualcosa dopo ogni passaggio del sistema di gestione. Perciò potrebbe essere utile aprire una sottopagina nel sito web locale oppure disporre di una rubrica periodica nel giornale locale. Inoltre si possono prendere in considerazione nuovi modi di partecipare via web. Un esempio concreto è il eTEN ProgrammeN5329 Tacco 6 Cm El Naturalista PleasantBrown Aqua Del Stivali 174096 Altezza Donna Pvjgkkd tshCrdxQ della Commissione Europea, dove le riunioni di Consiglio sono disponibili via internet in modo accessibile. Il The Waverley Borough Council britannico è un partner di questo programma Ludvigsburg in Germania e Vitoria-Gasteiz in Spagna.

  • Comunicazione durante il processo di coinvolgimento

Perchè il processo partecipativo si realizzi con successo è cruciale che esista un buon canale di comunicazione, permanente e trasparente, fra gli organizzatori e gli stakeholder coinvolti. Questa comunicazione può avvenire per e-mail, posta, sotto forma di articoli, oppure nuove forme di media quali blog, tweet o social networks. Prima di ogni evento comunicativo tutte le informazioni necessarie dovrebbero essere inviate con un buon anticipo. Dopo l’evento, si raccomanda che i partecipanti vengano ringraziati per essere intervenuti e che ad essi venga inviata la documentazione dell’evento. Nella maggior parte dei casi la comunicazione passerà prevalentemente dagli organizzatori ai partecipanti, ma questi ultimi dovrebbero anche avere l’opportunità di comunicare e inviare feedback agli organizzatori.

I principi della comunicazione

Per costruire un canale di comunicazione utile ed efficace e sviluppare un piano di lavoro, occorre considerare alcuni principi generali sulla comunicazione.

Adattare il messaggio al pubblico

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Il punto di partenza fondamentale nella comunicazione è l’identificazione degli stakeholder per adattare l’informazione ai loro bisogni. Una formula usata spesso nelle relazioni pubbliche e nel marketing è la cosiddetta “KISS rule”, che significa che un messaggio per essere ricevuto deve essere KISS, cioè “keep it simple and stupid” oppure “keep it short and simple”. Quindi non ci dovrebbero essere troppi dettagli ma è meglio focalizzarsi sulla cosa più importante. Inoltre si raccomanda di trovare una frase di impatto per il messaggio, qualcosa di stimolante che catturi l’attenzione del ricevente e gli faccia venire la voglia di saperne di più.

Scegliere il format giusto

I messaggi, i metodi e le forme sono ingredienti interdipendenti di un buon approccio comunicativo. I format utilizzabili sono numerosi (brochure, newsletter, poster, report su web, report stampati, CD ROM ecc.). La scelta del più adatto dipende dal gruppo target, dal messaggio, dal metodo e dal budget. Woking nel Regno Unito è un buon esempio di scelta di un metodo comunicativo di successo. Vanno considerati tutti questi aspetti e la scelta si deve basare sul contesto locale.

Un metodo che aiuta a decidere sull’organizzazione dei contenuti e del layout dei messaggi sul SGI è ‘AIDA formulaStiro In Medico Maglia Uomo Bianco Monopetto Pressione Camice Boheme Polsino Tessuto A No Bottoni VMGzSUpq’. AIDA sta per:

Attenzione – attirare l’attenzione visiva del ricevente, ad es. con una testata o un layout insoliti ecc.
Interesse – accrescere l’interesse facendo riferimenti ad argomenti che sono di competenza del ricevente, dimostrandone aspetti peculiari, vantaggi e benefici.
Desiderio – evocare il desiderio del ricevente di essere coinvolto, di giocare un ruolo attivo
Azione – dare indicazioni chiare sul tipo di azione che ci si attende al ricevente (informazione, coinvolgimento, cooperazione ecc.)

Scegliere il giusto comunicatore

E’ importante riflettere sull’approccio a certi stakeholder. Chi scegliere come comunicatore? Chi può essere percepito come affidabile da uno specifico gruppo target? Un comunicatore scelto con attenzione può essere un buon modo per “legittimare” il messaggio, per renderlo importante, affidabile e significativo. E’ molto diverso se è il sindaco che comunica un nuovo approccio alla gestione della città o invece lo fa un funzionario dell’ufficio ambiente. Una mail del sindaco ha maggiori probabilità di raggiungere il ricevente di una mail giunta da una persona sconosciuta del dipartimento ambiente.

Essere creativi

Per riassumere, è chiaro che la collaborazione con gli attori sociali è una sfida ma può arricchire il processo di gestione. Occorre una particolare attenzione e un buon approccio da parte di coloro che sono coinvolti. Attivare gli stakeholder e far sì che si impegnino e siano motivati non è un compito facile. In generale è importante non sottostimare le capacità personali degli stakeholder, ma al contrario cercare di realizzare situazioni insolite e interessanti nel processo partecipativo. Lo stesso per quanto riguarda la comunicazione e la promozione del SGI. Probabilmente non è la cosa più stimolante della città, ma se cercate di renderla attraente può catturare l’attenzione del pubblico. Quindi non siate timidi e utilizzate tutte le possibilità della comunicazione.

Dato che il SGI ha l’obiettivo di organizzare e migliorare i processi decisionali gestiti dagli enti locali, il coinvolgimento degli stakeholder è cruciale in tutte le sue fasi. Un buon coinvolgimento non significa far partecipare ad ogni passaggio del percorso. Per avere una prima idea del ruolo del coinvolgimento nelle 5 fasi, si veda il grafico seguente .
Il ruolo del coinvolgimento nelle 5 fasi del SGI
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Baseline Review
Nella Baseline Review, tutti gli impatti rilevanti devono essere presi in considerazione dagli attori sociali. Si tratta di impatti sotto la responsabilità del governo locale, ma anche di impatti sullo sviluppo della città e delle città vicine causati da altri attori. La La maggior parte del lavoro nella predisposizione della Baseline Review è sempre effettuata internally , perchè occorre la competenza dei diversi dipartimenti. Tuttavia il coinvolgimento non si ferma necessariamente all’Ente locale o ai confini della città. Vanno considerati altri gruppi di interesse che possono fornire informazioni, dati o commenti sui risultati della Baseline Review.

Definizione dei target
Da Uomo Leif B0158ybyfm Ln7025 NelsonMaglione jqSzVGLMUpSviluppare una visione comune e identificare in modo chiaro le priorità è un passaggio fondamentale per tutte le successive fasi del SGI. La definizione dei Target è importante per creare impegno e condivisione della strategia e delle azioni successive. Perciò occorre adottare un approccio partecipativo e inclusivo quando si sviluppa l’idea, si concordano le priorità e si costruiscono progetti comuni per realizzare partnership che contribuiscano al raggiungimento dei target stabiliti dall’Ente locale. In questo passaggio è utile una approfondita conoscenza del ruolo degli stakeholder nel processo. Ciò aggiunge valore al sistema di gestione in generale, perché i target vengono costruiti su una conoscenza e una visione comune da parte degli stakeholder. L’importanza di questo processo di partnership per un successo di lungo periodo non può essere sottostimata, dato che è evidente la complessità dell’implementazione della strategia per il clima. Per ulteriori informazioni sul ruolo del coinvolgimento e della partecipazione degli stakeholder in fase di definizione dei Target, fate riferimento al capitolo Definizione dei Target.

 

Impegno politico
Un ampio sostegno al SGI rafforza l’impegno dei politici locali. In questa fase può essere utile adottare una strategia di comunicazione chiara e orientata, nonché buoni argomenti per la strategia scelta. Per spingere a forti impegni politici è necessario coinvolgere i politici fin dall’inizio e dar loro un preciso ruolo nel processo. La partecipazione degli stakeholder insieme a una comunicazione ben fatta e aggiornata possono condurre ad una migliore identificazione con il SGI e ridurre i potenziali conflitti fra gruppi di interesse privati e autorità locali.

Implementatzione e Monitoraggio
La fase di implementazione è particolarmente onerosa in termini di organizzazione e coordinamento, oltre che di controllo di insieme sullo situazione dei programmi, dei progetti e delle azioni, e di verifica che i progressi siano in linea con i target concordati nella Strategia per il Clima. Sebbene il Piano d’Azione serva da fondamento operativo per l’implementa¬zione della Strategia dell’Ente locale, esso ha bisogno di affinamento ad es. riguardo all’assegnazione dei compiti, all’allocazione delle risorse, alla pianificazione di tempi e lavoro per le azioni individuali. Inoltre, a causa della natura normalmente trasversale della Strategia per il clima della città, devono essere coinvolti molti diversi attori di vari dipartimenti che saranno responsabili per la conduzione di specifiche azioni. In più, anche attori del settore privato e della società civile contribuiranno al conseguimento dei target della Strategia Climatica. Quindi perché una strategia trovi attuazione occorre molto impegno da parte di tutti i partner coinvolti. Questo impegno varierà a seconda dell’azione. Potrebbero esserci azioni dove il pubblico è solo informato del processo e altre dove deve assumersi alcune responsabilità.

Valutazione e Reporting
Dato che gli stakeholder sono parte dell’intero processo di coinvolgimento e comunicazione, essi hanno anche un ruolo nel processo di valutazione e reporting. Un buon processo di valutazione impegna tutti gli stakeholder ed è utile per quelli che hanno la sostanziale responsabilità del miglioramento del sistema di gestione integrato. Essi possono essere coinvolti sia nella valutazione generale del sistema che nella valutazione del processo di coinvolgimento. Questa valutazione fornisce ai politici una base per prendere ulteriori decisioni sui target e le azioni da adottare nell’anno seguente. Essa fornisce agli attori sociali, pubblico incluso, un quadro d’insieme di quanto la città ha fatto durante l’anno e dei successi raggiunti nel raggiungimento dei target. Quindi il report costituisce anche un importante strumento educativo e di sensibilizzazione pubblica.

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Nell’ambito del SGI si possono distinguere due livelli di pianificazione e organizzazione. Questa distinzione è importante per proseguire nello sviluppo del sistema e costituisce una guida e un riferimento per la gestione. Questi due livelli sono:

  • Processo di coinvolgimento

Questo livello fornisce una prospettiva generale sull’intero processo di gestione. Esso è dedicato alla elaborazione di una strategia di coinvolgimento nel corso di tutte le cinque fasi.

  • Singolo evento di coinvolgimento

Ogni singolo evento finalizzato al coinvolgimento durante il processo di implementazione del SGI deve essere organizzato e preparato. A seconda dei metodi scelti, si devono prendere in considerazione aspetti diversi. La future conferences a Ludwigsburg, in Germania rappresenta un buon esempio di evento organizzato a questo scopo.

Organizzazione del processo di coinvolgimento: costruire una strategia

In fase iniziale devono essere chiaramente formulati gli obiettivi del processo di coinvolgimento degli stakeholder. Questo è il punto di partenza per l’analisi degli attori e la selezione dei metodi di coinvolgimento più appropriati.

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Scopo e obiettivi del processo

Target
Per il successo del processo è essenziale che si formuli chiaramente la definizione dello scopo, in modo da rispondere a due domande principali:

  • Perché abbiamo bisogno di un processo di coinvolgimento?
  • Che cosa vogliamo ottenere alla fine di questo processo?

Bisognerebbe rispondere a queste domande non solo per il processo da un punto di vista complessivo ma singolarmente per ognuna delle 5 fasi del SGI. Con una definizione chiara dello scopo e degli obiettivi è più facile accordare la realizzazione del processo con le previsioni iniziali.

In generale si possono distinguere tre diverse ragioni per intraprendere un processo di coinvolgimento:

  1. per evitare conflitti: le richieste di collaborazione mirano a impegnare gli stakeholder in un processo di soluzione dei conflitti esistenti fra loro, attraverso la negoziazione, la mediazione e l’apprendimento collaborativo.
  2. per sviluppare una “visione condivisa”: si richiede la collaborazione degli stakeholder per arrivare ad una visione o direzione che essi possono condividere.
  3. per formulare soluzioni creative: tutti gli sforzi di collaborazione sono orientati a utilizzare il dialogo e le attività di gruppo per sviluppare soluzioni creative che possono non emergere dalle attività di pianificazione tradizionali.
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Per specificare meglio gli obiettivi si possono considerare le seguenti ragioni:

  • Ottenere approvazione oppure portare avanti una certa idea
  • Ottenere feedback e consentire una discussione su un certo argomento
  • trovare una soluzione, una visione comune e il consenso su un certo tema
  • Decidere congiuntamente su un certo problema
  • Realizzare insieme una certa azione

E’ importante formulare chiaramente il ragionamento che sta dietro la decisione di avviare un processo partecipato.

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Con l’analisi (o mappatura) degli stakeholder è possibile identificare chi ha uno speciale interesse nel tema considerato e quelli per cui il tema ha una speciale importanza. Coinvolgendo gli stakeholder, si può migliorare la comprensione del tema, raccogliere nuove informazioni e fornire nuovi input sull’argomento.

Per la selezione degli stakeholder rilevanti, la cosa più importante è focalizzarsi sullo sviluppo del processo. L’analisi degli stakeholder distinguerà diversi gruppi a seconda di attributi e criteri, quali ad esempio:

Per sviluppare la mappatura degli stakeholder, il primo passo è verificare tutto il materiale che abbia attinenza con il tema e redigere una lista di possibili stakeholder. Per la prima bozza della lista è consigliabile usare una prospettiva ampia e pensare al di là dei confini. Nel secondo passaggio la lista può essere strutturata secondo certi criteri, quali ad es. i diversi interessi nei confronti del tema o la rilevanza in certi passaggi del SGI. Come base di partenza si possono considerare i seguenti gruppi di stakeholder:

  • Politici
  • Media
  • Imprese
  • Organizzazioni private
  • Società civile (ONG, Onlus, iniziative dei cittadini)
  • Vicinato

Fra le altre una tecnica possibile è la RACI-Technique. Questo strumento offre un approccio strutturato alla definizione dei ruoli, delle responsabilità e dell’autorevolezza per la definizione degli obiettivi e dei target.

Contesto del processo di coinvolgimento

Per una strategia di successo è importante considerare il contesto in cui il processo di coinvolgimento avverrà. Per esempio, è importante sapere se altri processi partecipativi stanno avendo luogo nella città. Le opinioni riguardanti un certo tema possono essere significative per i processi di consultazione. Un’altra circostanza importante è la situazione politica locale. Sono previste elezioni a breve e quindi le decisioni importanti devono attendere fino ad allora? Per considerare questi aspetti si dovrebbe riuscire a rispondere a queste domande:

  • Sono in atto altri processi di coinvolgimento?
  • Gli stessi stakeholder sono coinvolti in questi altri processi?
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  • Sono possibili alleanze strategiche con questi processi di coinvolgimento?
  • Quanto tempo possono investire gli stakeholder in questo processo?
  • Chi sostiene e chi si oppone al processo?
  • L’ente locale ha già esperienza con questo processo?
  • Sono già stati realizzati altri processi di coinvolgimento, e se sì, quali sono le esperienze acquisite?

Alla fine della fase di pianificazione, gli organizzatori devono avere un quadro chiaro dello stato dei processi partecipativi in relazione al SGI nella loro città. Essi devono aver definito lo scopo del processo di coinvolgimento, tenendo conto degli stakeholder più importanti nonché del contesto.

Implementazione

L’implementazione dell’intera strategia di coinvolgimento è sostanzialmente simile a quella di un singolo evento (si veda sotto). Per entrambi i livelli il primo e più importante passo nell’implementazione è la scelta del metodo appropriato, su cui si basano le successive decisioni. Però vanno considerate un paio di pre-condizioni. Per esempio è necessario conoscere aspettative e limiti del processo.

Potrebbe essere utile condurre una analisi del rischio prima di cominciare l’implementazione. Ciò permetterebbe di identificare potenziali minacce o sfide, e metterebbe in evidenza dove è necessario investire di più o di meno in termini di competenze o di risorse finanziarie. I vantaggi e svantaggi dei diversi metodi di coinvolgimento possono essere valutati con l’aiuto di un set di criteri. Con i diversi metodi le informazioni si possono usare in modo diverso, perciò è importante valutare i bisogni del processo in relazione ai punti di forza e di debolezza dei possibili metodi. E’ importante ricordare che la maggior parte dei metodi partecipativi dipende dall’entusiasmo e dall’impegno di ogni partecipante. Se lui o lei smettono di contribuire, il processo può fermarsi o fallire.

E’ essenziale stabilire un quadro delle risorse umane e finanziarie necessarie per il processo. Un budget realistico e una tempistica, oltre alla necessaria allocazione delle risorse umane, possono assicurare lo svolgimento efficace del processo. Con un approccio realistico nella pianificazione delle risorse, il processo è in grado di svilupparsi e una pianificata tempistica assicura che si svolga con tranquillità. Deve essere allocato un tempo sufficiente per l’apprendimento reciproco, la discussione, il superamento delle differenze e lo sviluppo di una visione condivisa.

Tempi e responsabilità
Ogni processo necessita di un preciso momento di inizio e di conclusione. Fra questi due punti fermi è importante costruire uno sviluppo con target, tappe intermedie, momenti di valutazione. E’ necessario mantenere una visione d’insieme in grado di controllare il processo e utilizzare il coinvolgimento degli attori sociali. Se volete coinvolgere più spesso gli attori dovete trovare l’equilibrio fra le necessità del SGI e la loro disponibilità.

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  • Chi conduce il processo?
  • Chi ha la responsabilità complessiva?
  • Chi altri è parte del gruppo dirigente?
  • Chi ha la responsabilità di tutti gli eventi e dei format scelti per la strategia di coinvolgimento?
  • Quali sono le persone chiave nel processo partecipativo?

Strategia di promozione
Una strategia di promozione è finalizzata ad accrescere la consapevolezza del processo e contemporaneamente ad informare e coinvolgere il pubblico. E’ importante prendere in considerazione la necessità di promozione del processo fin dalla sua preparazione.
I principi che descrivono l’organizzazione di un processo di coinvolgimento sono simili a quelli generali di un SGI.

N5329 Tacco 6 Cm El Naturalista PleasantBrown Aqua Del Stivali 174096 Altezza Donna Pvjgkkd tshCrdxQL’organizzazione inizia con una fase di pianificazione destinata a porre le basi del processo di coinvolgimento. Perciò un buon punto di partenza è predisporre un quadro conoscitivo d’insieme della situazione in atto a livello locale. Sulla base di questo, occorre decidere quale metodo si utilizzerà. In conclusione è necessario prevedere una fase di valutazione e documentazione, nelle quali si analizzeranno i risultati del processo.

L’organizzatore di un processo di coinvolgimento deve tener conto di alcuni principi generali, che si possono riassumere nei termini equanimità, trasparenza e accessibilità.

Considerate queste pre-condizioni, è necessario scegliere il metodo più appropriato. La lista riportata nel seguito offre un panorama dei metodi possibili. Una descrizione più dettagliata si può trovare nella pubblicazione ‘Engaging your stakeholders’, da cui è stata tratta la lista.

  • Arts and Creative Consultation
  • Charette
  • Citizens´ Advisory Committee
  • Citizens´ jury
  • Citizens´ panel
  • Citizens Polls
  • Community Planning
  • U Stringate Scarpe A Oxford Geox New Cgg59eei Life Uomo sxtChBrQd
  • Consensus Conference
  • Delphi Process
  • Focus Groups
  • Future Search Conference
  • Nominal Group
  • Open Space
  • Peer review
  • Public Hearing
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Organizzazione di un singolo evento di coinvolgimento

La preparazione dettagliata di un singolo evento di coinvolgimento dipende dal metodo scelto ma è necessario tener conto di alcune considerazioni generali.

Attivare gli attori sociali

Non è sufficiente scegliere il metodo giusto e garantire le condizioni ottimali per il coinvolgimento degli stakeholder nel processo. L’aspetto più importante è l’interazione con gli stakeholder, che parte con il loro “reclutamento” e continua con l’attività di capacity building, responsabilizzazione e motivazione nei loro confronti. Uno dei fattori di successo più importanti per un processo di coinvolgimento è fare in modo che i partecipanti si sentano benvenuti e apprezzati.

Reclutamento
Per far sì che gli stakeholder più significativi assumano un ruolo attivo, occorre esaminare i risultati della mappatura degli stakeholder. Se lo scopo è la partecipazione pubblica di un’ampia gamma di cittadini, bisogna pensare ai partecipanti da prospettive diverse.

Un processo di coinvolgimento dovrebbe essere flessibile e pensato per crescere ed evolvere. Nella fase iniziale non serve coinvolgere stakeholder riluttanti, e in molti casi può capitare che nuovi stakeholder vengano individuati nel corso dell’implementazione. Il ruolo degli stakeholder e l’impatto del loro contributo possono evolvere nel tempo, quindi il processo deve essere adattabile. E’ importante contattare gli stakeholder con largo anticipo rispetto al momento in cui l’attività deve cominciare. Le modalità di contatto possono essere diverse, dagli annunci sui giornali, allo screening telefonico, fino al contatto individuale.

Responsabilizzazione e motivazione degli stakeholder coinvolti

Questa attività comprende l’approfondimento della conoscenza del trema oggetto del processo di partecipazione, lo sviluppo di capacità analitiche e di pianificazione prima dell’avvio del processo di partecipazione. E’ importante dedicare un tempo sufficiente a questa fase di attività per dare la possibilità a tutti gli stakeholder interessati di partecipare attivamente, perché solo quelli che hanno sviluppato buone conoscenze e capacità diventeranno parte attiva nel processo.

Come responsabilizzare gli attori sociali e sostenere il loro impegno nel processo:

  • Assicurarsi che ciascuno sia sufficientemente preparato e informato. Offrire servizi informativi, sistemi di pre-addestramento o di pre-informazione ecc.
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  • Assicurarsi che gli stakeholder si fidino degli organizzatori e permettano loro di assisterli durante il processo.
  • Coinvolgere gli stakeholder nella definizione e nella costruzione del processo in corso.
  • Offrire loro sufficiente feedback e possibilità di valutazione.
  • Integrare gruppi e persone minoritari.
  • Creare un’atmosfera aperta e leale fra i partecipanti.
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  • Creare una relazione aperta e leale fra i partecipanti e il facilitatore.
  • Rispettare tutte le opinioni.

Un processo di coinvolgimento può essere lungo e intenso: è importante mantenere un’attitudine positiva e motivare i partecipanti nel corso del processo. Una importante pre-condizione è far sì che gli stakeholder si sentano parte del processo, che la loro partecipazione sia valorizzata e che essi possano vedere i risultati della discussione. Perciò è necessario che essi siano in grado di dare input e ricevere feedback adeguati durante il processo.

Per mantenere un coinvolgimento continuo, cercate di realizzare i punti seguenti:

  • Cominciare con attività semplici e gestibili che abbiano probabilità di successo.
  • Creare la consapevolezza che i partecipanti fanno la differenza nel processo.
  • Mantenere una struttura stabile per rassicurare i membri che essi sono responsabili di una partnership.
  • Creare un mutuo scambio di conoscenze e dimostrare i vantaggi della collaborazione fra i partecipanti.
  • Sottolineare continuamente i successi e i risultati ottenuti.
  • Rendere il processo vivace, divertente e farne un’esperienza importante per le persone.

Facilitatore

Un buon facilitatore è cruciale per il successo del processo. Il facilitatore è essenzialmente un ruolo-guida per i partecipanti e deve ispirarli e motivarli. E’ importante che questa persona sviluppi una forte relazione di fiducia con i partecipanti e li guidi nel processo verso il raggiungimento degli obiettivi. Un buon facilitatore deve condurre ma non proteggere, e ha il compito di far fluire il processo essendo consapevole dei conflitti e dei problemi del gruppo. Questo è un aspetto centrale nelle situazioni polarizzate nelle quali il facilitatore deve essere indipendente e può dare consigli da un punto di vista esterno.

Il facilitatore deve mantenere un’attitudine positiva e assicurare che anche i partecipanti lo facciano. E’ essenziale che gli sforzi dei cittadini siano valorizzati. Durante l’evento il facilitatore deve avere sempre in mente l’obiettivo e guidare i partecipanti in quella direzione. Deve anche monitorare i tempi e suddividerli in modo equilibrato per tutte le attività.

Il workshop di coinvolgimento

Infine occorre preparare la sala e lo svolgimento dell’evento di coinvolgimento.

Preparazione della sala
E’ importante scegliere una sala adatta alle necessità; quindi occorre considerare il numero dei partecipanti, le sedie e i tavoli, gli altri materiali necessari quali lavagne a fogli mobili ecc. Dovreste predisporre tutto in anticipo e avere tutto pronto prima dell’inizio dell’evento. Vanno verificate e organizzate in anticipo anche le necessità di documentazione e visualizzazione.Manoukian 2451544 In Pelle À Mode La Sandali E9DH2IW

Catering
Per far sì che i partecipanti siano motivati e contenti è anche importante pensare al catering. I costi relativi dovrebbero riflettere i tempi e gli sforzi che i partecipanti stanno investendo nel processo.

Tempi
La programmazione dei tempi è importante. Il programma non dovrebbe sovraccaricare i partecipanti ma piuttosto dare abbastanza informazioni per creare una base comune adatta a dare inizio alla discussione. La cosa più importante è garantire che nel programma ci sia abbastanza tempo per discutere quello che è stato appreso. Perché un incontro abbia successo è necessario preparare attività adatte per cominciare e per terminare. All’inizio i partecipanti hanno bisogno di un po’ di tempo per adattarsi alla nuova situazione; alla fine occorrerà un po’ di tempo per le conclusioni e per dare uno sguardo ai successivi passi del processo.


Infine - Last but not least

To conclude this guidance paper we would like to emphasis one more time the importance of involvement and communication for an integrated management. As this management approach is characterised by being integrative and holistic it needs to take different perspectives into account; not only content-wise but also stakeholder-wise. Hence, different opinions from different stakeholder groups are important to enrich the development of an integrated management.

But public participation is of high value and a “precious commodity” in urban development. Time and willingness of the stakeholders is tight and for a long-time engagement, it needs to bring added value to the involved persons. Therefore it is the responsibility of the organiser to examine precisely at which point of the process, which stakeholders should be integrated, what is going to be their role and what will they gain from the process. Bearing this in mind and combining it with a smart and targeted communication strategy, it should be possible to create a fruitful stakeholder involvement process with good outcomes.

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Stenseke (2009): Local participation in cultural landscape maintenance: Lessons from Sweden, Land Use policy

Union of the Baltic Cities (2008): Managing Urban Europe 25 – Guidance Paper on Involvement and Communication.

Union of the Baltic Cities, Commission on Environment (2009): Engage your stakeholders – Stakeholder Involvement toolkit

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Wikipedia: KISS principle (open source for online information)

Community Planning - useful website with principles, methods

eTen Programme

Scenarios and case studies, templates, resources, films, etc.International Association for Public Participation

Participation and sustainable development in Europe

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